Cách sử dụng cây thước (ruler) trong Word để soạn thảo văn bản

Ruler là công cụ quan trọng giúp bạn canh đều vị trí hình ảnh, văn bản và các thành phần khác trong Word. Nếu cần in tài liệu, Ruler có thể giúp bạn biết chính xác nội dung hiển thị trên màn hình sẽ như thế nào khi in ra giấy. Đây thực sự là một công cụ đắc lực trong quá trình soạn thảo văn bản của dân văn phòng.

Vấn đề là, Ruler không được kích hoạt mặc định trong Word và nhiều người còn không biết đến sự tồn tại của nó. Đây là cách giúp bạn kích hoạt và sử dụng hiệu quả Ruler.

Bài viết này được minh họa trên Office 2016, cách hoạt động và thực hiện dành cho các bản Office cũ cũng tương tự.

Kích hoạt Ruler

Trước hết, hãy chắc rằng bạn đang ở chế độ xem Print Layout. Trên thanh ribbon, chuyển sang tab View. Nếu phần Print Layout chưa được chọn, nhấn vào.

Tiếp theo nhìn sang phần kế bên, đánh dấu tick vào ô Ruler để kích hoạt cây thước.

Lưu ý: Cây thước gồm 2 thành phần, thước ngang (horizontal ruler) có thể hiển thị trong cả 2 chế độ Web Layout và Draft, nhưng thước dọc (vertical ruler) thì không.

Truy cập Page Setup

Nháy đúp chuột vào bất kỳ vùng trống (tô màu xám) trên thước để mở cửa sổ thiết lập trang (Page Setup). Bạn cũng có thể mở Page Setup từ tab Layout trên ribbon.

Cửa sổ Page Setup giúp bạn điều chỉnh hầu hết các thiết lập bố cục cho trang và tài liệu. Tab Margins cho phép chỉnh lề trên, dưới, trái và, Gutter là phần chừa ra để đóng gáy cho tài liệu, mặc định được để trống. Hướng giấy cũng có thể chỉnh trong cửa sổ này với phần Orientation.

Nếu muốn in tài liệu, tab Paper cho phép điều chỉnh kích thước và khổ giấy cho phù hợp. Hầu hết thiết lập Paper size(cỡ giấy) mặc định trong Word là Letter (cho giấy in Mỹ) với kích thước 215,9 x 279,4mm. Các tùy chỉnh canh lề của bạn cũng sẽ hiển thị trên thước.

Thay đổi khoảng cách lề trên thước

Thiết lập khoảng cách lề được hiển thị trên thước với 2 màu trắng và xám. Vùng màu xám ở 2 đầu thước chính là lề mà bạn đã thiết lập, vùng màu trắng là vùng hoạt động (có thể chứa văn bản). Về những con số trên thước, vùng màu xám bắt đầu bằng con số chỉ khoảng cách lề mà bạn đã chỉnh trong Page Setup trở về 0, sau đó bắt đầu lại từ 0 ở vùng màu trắng.

Bạn có thể xem ảnh minh họa dưới đây khi tôi chỉnh canh lề trái là 2cm (đơn vị cm hay inch tùy vào thiết lập của bạn, vào phần File -> Options -> Advanced -> Show Measurements In Units Of để thay đổi, lưu ý thiết lập áp dụng cho toàn bộ tính năng đo lường khác trong Word chứ không chỉ riêng thước hay Page Setup).

Thay vì mở Page Setup, bạn hoàn toàn có thể căn chỉnh khoảng cách lề trực tiếp từ thước. Rê chuột vào giữa vùng thước màu xám và trắng tại lề muốn chỉnh rồi kéo sang trái hoặc phải (lên hoặc xuống).

Với thiết lập mặc định cỡ giấy 8,5 x 11 inch của Word, thước ngang bắt đầu từ số 1 (chỉ lề 1 inch), sau đó trở về 0 khi đã hết lề trái, tiếp tục chạy đến 7,5 cho vùng ngang còn lại. Với thước dọc cũng tương tự: bắt đầu từ 1 cho lề 1 inch, trở về 0 khi hết lề rồi chạy đến 10 cho vùng dọc còn lại.

Dưới đây là ví dụ khác về cách hiển thị của thước.

Trong Page Setup, chỉnh lề trên là 1cm, lề dưới 1cm, lề trái 2cm và lề phải 1,5cm, cỡ giấy A4. Đây là cách hiển thị của thước:

Thước ngang bắt đầu từ số 2 (tức là 2cm), sau đó trở về 0 khi hết lề trái rồi chạy đến 19cm, với 17,5cm là vùng hoạt động (tô màu trắng trên thước) và 1,5cm còn lại là lề phải (màu xám) cho khổ A4 chiều ngang 21cm.

Với thước dọc cũng tương tự, bắt đầu từ số 1 (1cm) rồi về 0 khi hết lề trên, tiếp tục chạy đến 28,7cm cho vùng còn lại, với 27,7cm là vùng hoạt động còn 1cm cuối cùng là lề dưới cho khổ A4 tổng chiều dài 29,7cm.

Thiết lập thụt đầu dòng trên thước

Bạn có thể thấy trên thước còn có 1 cục gồm 2 hình tam giác chụm đầu vào nhau và 1 hình chữ nhật, làm nhiệm vụ kiểm soát việc thụt đầu dòng cho các đoạn văn bản riêng lẻ. Chỉ cần nhấn chuột vào đoạn văn bản (nhấn Ctrl để chọn nhiều đoạn hoặc Ctrl + A để chọn cả tài liệu) rồi kéo để chỉnh.

Cả một cục chỉnh lớn có 3 cục nhỏ, đảm nhận một nhiệm vụ khác nhau:

– Kéo cục hình chữ nhật dưới cùng sẽ chỉnh thụt đầu dòng (canh lề trái) cho cả đoạn văn bản. Khi kéo cục đó, 2 cục còn lại cũng đi theo. Hình dưới mô tả lúc tôi đang di chuyển cục canh lề cho cả đoạn vào thêm 2cm so với khoảng cách lề trái đã thiết lập trước đó.

– Kéo cục tam giác ở giữa để thụt đầu dòng (canh lề trái) cho tất cả các dòng trong đoạn trừ dòng đầu tiên.

– Kéo cục tam giác nằm trên cùng để thụt đầu dòng (canh lề trái) cho dòng đầu tiên trong đoạn.

Ở vùng màu trắng ngoài cùng bên phải của thước có 1 cục khác. Kéo nó để chỉnh canh lề phải cho cả đoạn văn.

Thêm điểm dừng tab (Tab Stop)

Điểm dừng tab là vị trí con trỏ văn bản sẽ nhảy đến khi bạn nhấn nút Tab trên bàn phím. Một tài liệu Word mặc định không có điểm tab nào, và mỗi khi nhấn Tab thì con trỏ sẽ tiến tới 8 ký tự. Đặt điểm dừng tab giúp bạn kiểm soát và sắp xếp văn bản tốt hơn.

Word cung cấp cho người dùng khá nhiều tùy chọn điểm dừng tab, và nó cũng hơi phức tạp. Nhìn sang góc trên bên trái ngoài cùng của tài liệu (ngay trên thước dọc), bạn sẽ thấy nút Tab Stop.

Nhấn vào nút này để tùy chỉnh điểm dừng tab mà bạn sẽ đặt, mỗi lần nhấn là 1 kiểu Tab Stop khác nhau bao gồm:

• Trái (Left): Đây là tùy chỉnh Tab Stop mặc định và có lẽ bạn sẽ dùng đến nhiều nhất. Văn bản được canh lề trái bắt đầu từ điểm dừng tab được đặt.
• Giữa (Center): Văn bản được canh giữa xung quanh điểm dừng tab được đặt.
• Phải (Right): Văn bản được canh phải, kết thúc tại điểm dừng tab được đặt.
• Số thập phân (Decimal): Sắp xếp các số thập phân thẳng hàng với nhau, rất phù hợp nếu cần thống kê gì đó với nhiều con số.
• Bar Tab: Kiểu tab này không tạo điểm dừng tab thực sự. Thay vào đó nó thêm một đường thẳng tại nơi được đặt. Bạn có thể dùng nó để chia cột dọc trong các trường hợp không cần kẻ bảng.

Một mẹo nhỏ cho bạn: khi đang duyệt qua các kiểu dừng tab mà không biết nó có ý nghĩa gì, hãy rê chuột ra ngoài rồi đưa lại vào để hộp thoại mô tả hiện ra.

Để chèn một Tab Stop trong quá trình soạn thảo văn bản, chỉ cần click chuột vào nơi muốn đặt nó trên vùng trắng của thước ngang. Biểu tượng tab stop sẽ xuất hiện, cho bạn biết mỗi lần nhấn phím Tab thì con trỏ sẽ chạy đến nơi gần nhất có biểu tượng đó.

Ví dụ nhé, tôi chọn tab canh trái rồi đặt nó vào khu vực cách vùng màu trắng 2cm, dòng đầu của đoạn thụt vào 1cm. Đặt con trỏ về trước chữ “Điểm” rồi nhấn phím Tab, khi đó chữ “Điểm” được thụt vào đúng tại vị trí đặt Tab Stop cách vùng màu trắng 2cm.

Bạn có thể thêm nhiều Tab Stop khác nhau và kéo chuột để di chuyển chúng. Ngoài ra, nháy đúp chuột vào bất kỳ Tab Stop nào để thiết lập chúng theo ý thích. Để xóa một Tab Stop, kéo thả nó ra khỏi thước.

Thước (ruler) chỉ là một trong những tính năng nhỏ trong Word mà nếu tận dụng hợp lý thì nó sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn. Nó giúp bạn căn chỉnh lề, thụt đầu dòng hay giữ mọi thứ thẳng hàng với điểm đừng tab.

VN-Tek